Tại sao quản lý bán hàng bằng Excel đang dần bị khai tử?

14/05/2020

Tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng Excel từng được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chủ cửa hàng trong việc quản lý. Tuy nhiên, với nhu cầu quản lý ngày càng cao cộng với sự phát triển về công nghệ nên việc quản lý bán hàng bằng Excel càng lộ nhiều hạn chế. Sau khi đọc xong bài viết này, hy vọng các bạn sẽ có cho mình câu trả lời cho câu hỏi: “ Nên hay không nên quản lý bán hàng bằng Excel.

1. Quản lý bán hàng bằng Excel

1.1. Các kiến thức, công cụ cần biết về Excel

quản lý bán hàng miễn phí bằng excel

Quản lý bán hàng bằng Excel

Để theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả trên Excel, bạn cần phải trang bị cho bản thân những kiến thức cơ bản về Excel như các hàm tính, các công cụ. Trong đó nổi bật là những vấn đề sau:

  • Thao tác trên Excel
  • Thao tác xử lý tập tin (tạo mới, lưu, mở, đóng, in, xóa)
  • Thao tác trong bảng tính (chèn, xóa cột, đặt tên vùng dữ liệu, sao chép dữ liệu, thiết lập giá trị,…)
  • Thao tác định dạng bảng tính, xử lý in ấn
  • Các hàm cần biết khi sử dụng Excel
  • Hàm SUM (tính tổng)
  • Hàm SUMIF (hàm điều kiện)
  • Hàm PRODUCT (hàm nhân)
  • Hàm AVERAGE (tính giá trị trung bình)
  • Hàm MIN, MAX (lọc giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất)
  • Hàm VLOOKUP, HLOOKUP

1.2 Nội dung cần có của file Excel quản lý hàng hóa

Bên cạnh các kiến thức về Excel, để quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả, chủ cửa hàng cần xây dựng những nội dung sau trong file Excel

  • Thời gian
  • Mã hàng hóa
  • Tên hàng hóa
  • Số lượng xuất/nhập/tồn kho
  • Giá vốn/giá bán

2. Những vấn đề thường gặp khi quản lý bán hàng bằng Excel

2.1. Phụ thuộc vào máy móc

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

Excel được các chủ cửa hàng sử dụng như một phần mềm quản lý bán hàng offline sử dụng trên các máy tính, laptop. Do đó bất kể sự cố gì xảy ra đối với thiết bị của bạn như máy móc hỏng hóc, virus thì mọi hoạt động quản lý bán hàng trên Excel cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.

Rủi ro khi quản lý bán hàng bằng Excel là tương đối cao, nhẹ thì làm trì hoãn, mất thời gian chờ đợi để sửa chữa máy móc, nặng thì mọi dữ liệu sẽ có thể bị mất hoàn toàn và khó lòng khôi phục lại được.

2.2. Nhập liệu thủ công

Tất cả hóa đơn thanh toán sau mỗi bữa ăn của khách hàng đều phải được nhập lại bằng tay lên Excel để thực hiện các công tác kiểm tra và theo dõi. Tuy nhiên đây là bước khiến việc quản lý bán hàng bằng Excel gặp nhiều sự cố nhất bởi các nhầm lẫn luôn xảy ở khâu này.

Chưa kể đến việc bị mất hóa đơn, hóa đơn giấy dễ bị rách, mất số hoặc mờ số khiến cho việc nhập liệu trở nên khó khăn hơn. Do vậy cửa hàng cần thêm nhân viên để kiểm tra dò soát lại, làm mất rất nhiều thời gian dành cho việc nhập liệu.

2.3. Sai công thức tính toán

Phần mềm Excel hoạt động dựa trên các hàm toán, nếu thiết lập sai công thức tính toán, việc tổng hợp dữ liệu để quản lý sẽ không còn ý nghĩa gì nữa.

Người sử dụng Excel cần có kiến thức về các hàm tính toán này để có thể tự tạo lập công thức và chỉnh sửa khi cần thiết. Tuy nhiên các công thức này thường rất phức tạp, việc chỉnh sửa cũng không phải là điều dễ dàng.

2.4. Quá đơn giản, không có nhiều tính năng quản lý

Mặc dù gặp phải rất nhiều phiền phức từ việc nhập liệu và các công thức tính toán, nhưng Excel lại không giải quyết được các nhu cầu quản lý phức tạp mà chỉ có thể thống kê đơn giản, làm các công việc tổng hợp như cộng - trừ - nhân - chia.

Excel còn không thể tự tổng hợp các số liệu thành một báo cáo cụ thể, hoặc để tổng hợp được cần xây dựng rất nhiều công thức gồm rất nhiều hàm toán phức tạp.

Xem thêm: Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

3. Tại sao không nên quản lý bán hàng bằng excel?

3.1. Ưu nhược điểm của việc quản lý hàng hóa bằng Excel

Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Ưu điểm của quản lý bán hàng bằng Excel​

- Thống kê, phân loại dữ liệu hàng hóa dễ dàng

Bởi trong Excel dùng để quản lý bán hàng, giao diện cho phép người dùng thiết kế gồm những danh mục hàng hóa và số liệu và đồng thời những thông tin này được phân vào các cột, các hàng rõ ràng chi tiết để tránh bị nhầm lẫn và sai sót

- Hỗ trợ quản lý bán hàng bằng kế toán thu chi tài chính doanh nghiệp

Một loạt công thức cũng những hàm tính toán trong Excel là một điểm cộng to lớn thay vì phải sử dụng máy tính tính toán hay thống kế, thu thập dữ liệu các hàng các cột. Chỉ cần nắm rõ công thức các hàm tính toán trong Excel thì chỉ cần vài click và thao tác bạn đã có thể dễ dàng có được kết quả tài chính trong quản lý bán hàng.

- Hoàn toàn miễn phí 

Excel là công cụ của toàn thế giới đặc biệt trong kế toán và quản lý bán hàng bởi sự dễ dàng và phổ biến của nó. Chỉ cần lên mạng internet là bạn có thể tìm kiếm và download bản excel phù hợp cho quản lý doanh nghiệp của mình. Hiện nay, có hai bản excel thường và excel pro (bản nâng cấp) tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mức độ quản lý bán hàng mà bạn có thể lựa chọn 1 trong 2. Nhưng hầu hết Excel thường được sử dụng đơn giản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hàng hóa:

Khi muốn tìm kiếm dữ liệu theo ngày tháng năm, với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tìm kiếm dữ liệu của bất kỳ ngày tháng nào. Như đã nói, thao tác tìm kiếm phụ thuộc rất nhiều vào hàm trong Excel vì thế để sử dụng thông thạo Excel bạn cần nắm rõ và am hiểu về nó,

3.2. Nhược điểm của việc quản lý hàng hóa bằng excel

Bên cạnh các ưu điểm, phương pháp quản lý hàng hóa bằng Excel còn tồn tại khá nhiều hạn chế, thậm chí có thể dẫn đến hậu quả xấu cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Dễ nhầm lẫn khi đối tượng file lớn

Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý hàng hóa trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

Khó quản lý, tính bảo mật thấp

File quản lý hàng hóa bằng Excel thường được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng, do đó bất cứ ai cũng có thể sửa đổi dữ liệu trong phần mềm. Hơn nữa, Excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên chủ cửa hàng rất khó quản lý cũng như phát hiện nếu có vấn đề xảy ra. Chính khả năng về bảo mật rất kém này nên quản lý hàng hóa bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng thất thoát của cửa hàng.

Khó kết hợp báo cáo với bán hàng

Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động bán hàng và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Kiểm kho khó khăn

Do Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên hoạt động kiểm kho bằng Excel là rất khó khăn và bất tiện. Chủ cửa hàng sẽ khó có thể đối chiếu số liệu với hàng hóa thực tế, từ đó việc kiểm kho sẽ phải tốn khá nhiều thời gian, công sức mà không đạt được kết quả như mong muốn.

4. Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện nay?

Quản lý bán hàng bằng Excel đã dần không còn phù hợp trong việc quản lý bán hàng hiện nay. Tuy có nhiều nhược điểm như vậy nhưng vẫn có rất nhiều nhà hàng quán ăn duy trì sử dụng Excel bởi nó phù hợp với quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý đơn giản, và đặc biệt là không hề tốn phí.

Còn với các cửa hàng quy mô lớn hơn hay chuỗi cửa hàng, khi có nhiều thứ phải quán xuyến, thì việc quản lý bán hàng bằng Excel sẽ sớm bị thay thế với một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại hơn là chỉ là trong sớm muộn.

Khác với file Excel quản lý bán hàng đơn giản, phần mềm bán hàng Nhanh.vn đưa đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng hữu ích. Công việc bán hàng với Nhanh.vn sẽ trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được nhiều rủi ro như khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng miễn phí.

Những lợi ích và rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn với những tối ưu vượt trội​

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn cho phép bạn có thể truy cập dữ liệu bán hàng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với điện thoại, máy tính bảng hay laptop có kết nối internet bạn dễ dàng quản lý & theo dõi mọi hoạt động kinh doanh. Bạn có thể thêm sản phẩm, bán hàng, chốt đơn hàng, tạo ra các chương trình khuyến mại mà không cần có mặt tại cửa hàng.

Và đặc biệt, khi đăng ký sử dụng với giá vô cùng phải chăng và có nhiều ưu đãi hấp dẫn

Cuối cùng Nhanh.vn chúc bạn luôn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương