Import đơn hàng

Tính năng Import đơn hàng cho phép doanh nghiệp tạo nhiều đơn hàng lên hệ thống cùng 1 lúc

Để import đơn hàng, doanh nghiệp vào Danh sách đơn hàng, click Thêm mới và chọn Import đơn hàng, hoặc truy cập tại đây.

Giao diện làm việc của Import đơn hàng như sau:

Quy trình import đơn hàng như sau:

Bước 1: Tải về và nhập liệu vào file import

Doanh nghiệp click vào tên file mẫu: Logistics_Import_Order.xlsm để tải về.

Mở file import. Mẫu file Excel gồm 3 sheet: CityDistrict (tên và mã bưu điện của các tỉnh thành và quận huyện), Ghi chú (hướng dẫn tạo dữ liệu) và Import (thực hiện thao tác nhập dữ liệu)

Khi mở file phải chọn Option, hiện hộp thoại mới thì chọn "Enable this content" rồi nhấn Ok để sử dụng tính năng chọn Tỉnh/Thành Phố và chọn Quận/Huyện
Tại sheet Import, những cột có chữ màu đỏ là những cột bắt buộc phải nhập dữ liệu. Danh sách các cột trong sheet Import:

• Họ Tên: Nhập họ tên người nhận (khách hàng)
• Điện thoại: Nhập số điện thoại của người nhận
• Email: Nhập email của người nhận:
• Tỉnh/Thành Phố: Chọn tỉnh/thành phố của người nhận
• Quận/Huyện: Chọn quân/huyện của người nhân
• Địa Chỉ: Nhập địa chỉ cụ thể của người nhận (số nhà, phố, phường...)
• Sản Phẩm:Số lượng:Giá sản phẩm: Nhập mã/ tên/ mã vạch của sản phẩm trên hệ thống (bắt buộc).
  • Nếu số lượng = 1 thì chỉ cần điền mã sản phẩm
  • Nếu số lượng >1 thì điền thêm số lượng theo dạng  "Mã sản phẩm:Số lượng"
  • Nếu bạn không muốn lấy giá sản phẩm có trên hệ thống, thì người dùng có thể điền giá sản phẩm theo dạng "Mã sản phẩm:Số lượng:Giá sản phẩm"
• Tính theo gram: Nhập trọng lượng đơn hàng tính theo gram
• Tiền đặt cọc: Nhập số tiền mặt mà khách hàng đã đặt cọc/trả trước cho đơn hàng
• Mã tài khoản tiền mặt: Nhập mã tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp (áp dụng cho doanh nghiệp dùng module kế toán)
• Tiền chuyển khoản: Nhập số tiền mà khách hàng đã chuyển khoản cho đơn hàng
• Mã tài khoản chuyển khoản: Tài khoản ghi nhận số tiền chuyển khoản đó (áp dụng cho doanh nghiệp dùng module kế toán)
• Tiền Chiết Khấu: Nhập số tiền chiết khấu cho đơn hàng (có thể điền dạng % hoặc số)
• Phí Thu Của Khách: Nhập là phí vận chuyển + phí COD phải thu của khách hàng
• Mô tả: Nhập thông tin mô tả về đơn hàng
• Nguồn đơn hàng: Nhập thông tin về nguồn đơn hàng (thông tin đã có trên hệ thống)

Sau khi nhập liệu đầy đủ thông tin, người dùng cần Lưu lại file để chuẩn bị cho thao tác Import lên hệ thống.

Bước 2: Import file lên hệ thống

Tại giao diện import đơn hàng, người dùng chọn các trường trước khi tiến hành import:

• Loại đơn: Chuyển hàng, Mua hàng tại quầy
• Loại chuyển hàng: [G] chuyển hàng tận nhà, [Đ] Đổi sản phẩm, [T] Trả hàng.
• Cửa hàng: Nếu doanh nghiệp có nhiều kho/ cửa hàng khác nhau, tùy theo người dùng lựa chọn xuất hàng tại kho nào.​
• Hãng vận chuyển: doanh nghiệp chọn hãng vận chuyển và dịch vụ vận chuyển tương ứng, riêng chọn Tự vận chuyển thì không cần chọn dịch vụ vận chuyển.
• Chọn hãng vận chuyển rẻ nhất: doanh nghiệp tích phần này thì sẽ không cần chọn hãng vận chuyển, đơn sau khi import nên sẽ tự động chọn hãng vận chuyển rẻ nhất để gắn cho đơn hàng.

​Tiếp theo, người dùng click nút  để chọn file import, rồi click  để tiến hành tải dữ liệu lên hệ thống.

Sau khi tải xong, hệ thống cảnh báo nghiệp vụ Import thành công hay thất bại như sau:

Sau khi import đơn hàng thành công, người dùng kiểm tra lại các đơn hàng vừa import lên tại Danh sách đơn hàng.

Nâng cấp ngày 11.6.2019 : 1. Đơn hàng:

- File excel import đơn hàng bổ sung định dạng tách sản phẩm thành 3 cột riêng:

+ Trước đây hệ thống hỗ trợ nhập sản phẩm trong 1 cột theo dạng: Mã Sản Phẩm:Số lượng:Giá sản phẩm (nhập nhiều sản phẩm có thể dùng dấu , để phân cách)

+ Nay bổ sung thêm 1 mẫu mới tách sản phẩm thành 3 cột: Sản phẩm | Số lượng | Đơn giá. Nếu đơn hàng có nhiều sản phẩm, bạn có thể nhập mỗi sản phẩm trên 1 dòng.

Chú ý:

+ Trong cùng 1 đơn hàng, từ sản phẩm thứ 2 trở đi bạn chỉ phải nhập thông tin ở 3 cột sản phẩm, bỏ trống toàn bộ các cột khác. Nếu bạn lặp lại thông tin đơn hàng, hệ thống

sẽ hiểu là 1 đơn hàng mới. Các quy tắc về cột Số lượng và Đơn giá không thay đổi: Nếu không điền số lượng mặc định là 1, nếu không điền đơn giá mặc định lấy theo giá bán ở danh sách sản phẩm.

+ Hệ thống hỗ trợ song song 2 mẫu import, nên mẫu cũ (gộp chung thông tin sản phẩm trong 1 cột) vẫn sử dụng được bình thường.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn import đơn hàng tại đây: