Chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình quản lý thông tin nội bộ hiệu quả nhất

14/03/2020

Các nhà quản trị doanh nghiệp ngày nay đã quan tâm nhiều hơn đến những vấn đề liên quan đến thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp của mình. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích, trong đó không thể không nhắc tới lợi ích rất lớn là giúp doanh nghiệp phòng ngừa được các rủi ro.

1. Thông tin nội bộ là những thông tin như thế nào?

Đây là một thông tin chưa được tiết lộ công khai. Nếu thông tin này trở nên công khai, sẽ có biến động đáng kể về giá trị thị trường chứng khoán của tổ chức hoặc các hiệu ứng tương tự khác. Thông tin nội bộ trong thực tế là gì? Điều này bao gồm dữ liệu về sự thay đổi lãnh đạo (sẽ diễn ra trong tương lai gần) và về chiến lược mới, sản phẩm, công nghệ, đàm phán thành công, mua cổ phần kiểm soát, báo cáo tài chính và dự báo cho thấy khó khăn hoặc ngược lại, thành công. Dưới đây là những gì thông tin nội bộ đề cập đến. Theo nghĩa rộng, chỉ định này được áp dụng cho dữ liệu chỉ được biết đến với một nhóm người nhất định gần với nguồn của nó. Tại sao nó được cho giá trị như vậy? Như bạn có thể thấy, thông tin nội bộ rất quan trọng do thực tế là nó cho phép bạn đánh giá mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào với doanh nghiệp trong tương lai gần. Vì vậy, nếu một người quản lý không hiệu quả được bổ nhiệm, có thể dự đoán rằng mọi thứ sẽ đi sai. Và hơn nữa theo cách tương tự.

2. Ai sở hữu thông tin nội bộ?

Quản lý thông tin nội bộ

Ai là người nắm giữ thông tin nội bộ trong doanh nghiệp

Theo quy định, nó có công ty quản lý của nó. Mặc dù trong số những người sở hữu thông tin nội bộ có thể là những nhân viên khác (kế toán, luật sư, v.v.). Khi một công ty trong quá trình làm việc truyền thông tin liên quan đến người khác, họ cũng bắt đầu có nó. Luật sư bên thứ ba, kiểm toán viên, nhân viên ngân hàng, cố vấn tài chính và những người thuộc các ngành nghề tương tự khác có thể hành động trong khả năng của họ. Để ngăn chặn dữ liệu này được sử dụng để gây bất ổn thị trường và tạo ra lợi nhuận đáng kể cho một nhóm người, ở hầu hết các quốc gia trên Trái đất, có một số luật hoặc quy định nhất định nhằm chống lại việc phổ biến thông tin nội bộ.

3. Lợi ích của việc quản lý thông tin nội bộ  hiệu quả

3.1. Giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt và thực hiện được các chiến lược kinh doanh của mình.

Doanh nghiệp có hoạt động tốt hay không và có thực hiện các mục tiêu chiến lược hay không là nhờ vào việc quản lý doanh nghiệp. Sự quản lý ở đây như một sự định hướng và đảm bảo cho các quá trình được diễn ra theo đúng mục đích đã đặt ra. Tổ chức quản lý nội bộ doanh nghiệp tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động được thống nhất, đồng bộ và hiệu quả. Mặt khác, tạo ra sự phân chia rành mạch các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng cá nhân, bộ phận. Có thể nói, quản lý nội bộ doanh nghiệp là một hệ thống các cơ chế mà thông qua đó doanh nghiệp được quản lý. Những cơ chế này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động theo đúng ý muốn và mục đích của mình. Một doanh nghiệp không có một chế quản lý tốt chắc chắn sẽ không thể hoạt động tốt và không đem lại hiệu quả mong muốn.

Việc tổ chức quản lý tốt và mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong doanh nghiệp trước hết giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt và qua đó thực hiện được các chiến lược, mục tiêu kinh doanh của mình. Bên cạnh vốn, chiến lược kinh doanh thì sức mạnh của quản lý nội bộ doanhnghiệp bám sâu vào từng con người trong doanh nghiệp, làm nên sự khác biệt  giữa các doanh nghiệp và nâng cao tính cạnh tranh. Sự khác biệt đó được thể hiện ra ở những tài sản vô hình như: sự trung thành của nhân viên, bầu không khí làm việc thân thiện, chuyên nghiệp; quy trình thảo luận và ra quyết định hợp lý, kịp thời; sự tin tưởng của nhân viên vào các chính sách của doanh nghiệp,... Thiếu vốn doanh nghiệp có thể đi vay, thiếu nhân lực có thể tuyển dụng, thiếu thị trường có thể từng bước mở rộng thêm. Doanh nghiệp có thể bắt chước và đi mua tất cả mọi thứ nhưng không thể bắt chước  hay đi mua được sự cống hiến, lòng tận tụy và trung thành của từng nhân viên. Một cơ cấu quản lý tốt làm nên sự khác biệt và đồng thời là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu trong bảng công bố báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng ”theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị”.

3.2. Giúp cho doanh nghiệp tránh được các mâu thuẫn nội bộ 

Một doanh nghiệp không thể hoạt động tốt nếu tồn tại các mâu thuẫn nội bộ. Trong doanh nghiệp luôn tồn tại một lúc nhiều nhóm người có các lợi ích khác nhau. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một cơ chế quản lý, trong đó xem xét đến quyền lợi của tất cả các nhóm trong doanh nghiệp như các cổ đông, những người góp vốn, các giám đốc điều hành và người lao động. Nếu không xem xét và dung hòa được các quyền lợi của các nhóm thì mâu thuẫn nội bộ phát sinh là điều không thể tránh và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Vụ tranh chấp giữa những người lãnh đạo trong công ty cổ phần Đay Sài Gòn (**) hoặc công ty cổ phần Hữu Nghị (***)... là những bài học điển hình. Nghiêm trọng hơn là việc tranh chấp không thể tự xử lý được phải giải quyết  bằng con đường tòa án. Thực tế việc giải quyết các tranh chấp các thành viên công ty tại tòa  án cho thấy các mâu thuẫn này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và làm cho doanh nghiệp đình trệ hoạt động. Vì vậy, việc có một cơ chế quản lý nội bộ tốt sẽ tránh được các mâu thuẫn tiềm ẩn trong doanh nghiệp và làm tiền đề cho sự phát triển.

4. Một số nguyên tắc chung để quản lý thông tin nội bộ

  • Một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
  • Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
  • Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
  • Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
  • Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;
  • Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
  • Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
  • Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
  • Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

Xem thêm: Tổng quan về hệ thống thông tin marketing

5. Đề xuất xây dựng quy trình kiểm soát thông tin nội bộ gắn với quản trị rủi ro tại doanh nghiệp

5.1. Môi trường kiểm soát

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức rõ phải đưa vấn đề quản lý rủi ro là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Theo đó, doanh nghiệp cần có các chính sách về quản lý rủi ro ở cấp độ toàn doanh nghiệp và cụ thể với từng hoạt động của doanh nghiệp. Cần phải quy định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro. Đặc biệt cần tôn trọng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong phân công, phân nhiệm, cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp.

5.2. Thông tin và truyền thông

Hiện nay, hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp chủ yếu do phòng kế toán thực hiện, điều này dẫn đến làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát vì phòng kế toán kiểm soát chỉ ngăn chặn được sự gian lận của các nhân viên khác, còn bản thân nhân sự phòng kế toán có thể xảy ra gian lận và sai sót.

Ban lãnh đạo cần quan tâm đến hình thức kiểm tra chéo và tách biệt giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ và bảo quản tài sản. Các doanh nghiệp tăng cường công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ …phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, giảm thiểu rủi ro. 

5.3. Các quy chế và thủ tục kiểm soát nhằm quản lý rủi ro

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý rủi ro trong quá trình xây dựng chiến lược doanh nghiệp, xác định những giao dịch, sự kiện có khả năng xảy ra gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp đồng thời quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là có hiệu lực khi yếu tố đánh giá và quản lý rủi ro được thiết lập và hoạt động có hiệu quả.

5.4. Hệ thống giám sát và thẩm định

 Doanh nghiệp cần  thiết lập một hệ thống giám sát và thẩm định theo hai hướng: Kiểm soát theo chiều dọc và kiểm soát theo chiều ngang. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý dọc từ trên xuống các bộ phận và cá nhân theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trong doanh nghiệp. Việc kiểm soát theo chiều dọc được xác lập qua cơ chế theo ma trận sau đây:

Mô hình quản lý thông tin nội bộ

Hình: Mạng lưới kiểm tra giám sát các thành viên trong doanh nghiệp

Ma trận kiểm soát này sẽ đảm bảo kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Mặt khác, các doanh nghiệp cần tổ chức bộ phận chuyên trách thực hiện kiểm tra, giám sát như Ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ… thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ để kịp thời ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm, phòng ngừa rủi ro trong mọi mặt hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.

Hiện tại, có một số ý kiến cho rằng các doanh nghiệp của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoặc chưa xây dựng cho mình những hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Điều này cũng dễ hiểu bởi nhiều doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ một hình thái kinh tế cũ sang một hệ thống vận hành mới hoặc là doanh nghiệp mới hoạt động đang phải lo toan vật lộn với cuộc sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày của doanh nghiệp trong một môi trường tồn tại “thách thức” nhiều hơn “cơ hội”. Với nguồn lực có hạn, doanh nghiệp phải giành cho mình những ưu tiên mang tính thiết yếu hơn.

Xem thêm: 5 lý do tại sao truyền thông nội bộ là quan trọng

Tuy nhiên, xét về lâu dài, thiết nghĩ doanh nghiệp cần phải tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này thông qua những thiết kế hệ thống hữu hiệu, là một trong những việc làm hết sức cụ thể để nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế mặc dù đây là công việc của cả một quá trình với nhiều nỗ lực cả về thời gian, tiền bạc và trí tuệ của doanh nghiệp.

Hơn nữa, việc thiết lập những thiết kế hệ thống trong đó có kiểm soát nội bộ hoàn toàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Những đòi hỏi của những đối tác bên trong doanh nghiệp như cổ đông hay cán bộ nhân viên cũng như những đối tác bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng là những cổ đông tiềm năng cũng là những sức ép buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế hữu hiệu.

Khi hai loại quy chế này được thực hiện tốt có nghĩa là cơ chế kiểm soát đã được vận hành. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang là việc xây dựng các cơ chế, thủ tục kiểm soát thông qua các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định các chức năng cơ bản trong từng quy trình (quy trình bán hàng, quy trình mua hàng…), xác định mục tiêu và rủi ro của từng quy trình, từ đó mới đưa ra các cơ chế kiểm soát áp dụng phù hợp với quy trình đó. Kết hợp lại sẽ có được mạng lưới kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với mọi thành viên và mọi hoạt động trong doanh nghiệp

Trên đây là một số kinh nghiệm đươc nhanh.vn tổng hợp từ nhiều nguồn, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

260 Nguyễn Tiểu La, P8, Q10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 461 Núi Thành, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến