15 lưu ý giúp bạn xử lý đơn hàng online nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả

27/10/2017

1. Đừng cố chat nhiều, hãy xin số điện thoại để chốt sales

Bạn có thể cần tốn hàng giờ đồng hồ để tư vấn cho khách hàng, vì khi đó khách hàng thời gian để suy nghĩ và đưa ra rất nhiều giả thiết yêu cầu bạn tư vấn, cũng không ai đảm bảo 100% rằng khách sẽ quyết định sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Vậy chi bằng hãy xin khách số điện thoại của khách hàng, gọi điện cho họ và chốt sales, sau đó hỗ trợ tận tình cho khách nếu có có thắc mắc. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, lại giúp tăng doanh thu cho công ty.

2. Áp dụng nguyên tắc FIFO (vào trước- ra trước) 

Để tránh đơn hàng bị chồng chất, hay bỏ quên, hãy thường xuyên chăm sóc những khách hàng đầu tiên đặt hàng để đảm bảo rằng họ nhận được hàng hóa trong khoảng thời gian hợp lý.

3. Phân luồng làm việc rõ ràng cho nhân viên

Điều này rất quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng. Từ khâu trực fanpage để chốt đơn cần được dán nhãn cụ thể (Ví dụ: Đã xử lý, đang chờ phản hồi, đang tư vấn,...) tới khâu xác nhận đơn hàng và gửi hãng vận chuyển để nhân viên nắm được, tránh làm việc chồng chéo lên nhau.

4. Lọc đơn hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng lọc đơn hàng chi tiết và hiệu quả để tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên xử lý đơn hàng. Chức năng lọc đơn được tạo ra để giúp nhân viên xử lý đơn hàng có thể sắp xếp và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn cho quá trình vận chuyển và xử lý. Các chức năng lọc đơn hàng này vô cùng hữu ích nếu người kinh doanh có số lượng đơn đặt hàng quá lớn. Thay vì bới tung tất cả đơn đặt hàng, nhân viên xử lý đơn hàng có thể lọc các đơn hàng theo tình trạng thanh toán và ngày đặt hàng,... 

5. Lưu và in đơn hàng cùng một lúc

Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên kho, thay vì phải in đơn hàng sau đó đem đi dán, họ chỉ việc lấy đơn hàng đã in sẵn và dán lên kiện hàng.

6. Phân chia rõ ràng danh mục đơn hàng

Khi bạn bán hàng bất kể dưới hình thức nào thì các đơn hàng bạn nhận được mỗi ngày không giống nhau hoàn toàn, có những đơn đã chuyển khoản, đơn ship COD, đơn hàng khuyến mại, giám giá,... khiến việc kiểm soát trở nên rắc rối hơn. Lọc theo thứ tự và phân chia chúng thành nhiều mục với mức độ ưu tiên khác nhau sẽ khiến việc nhận biết cũng như đối soát dễ dàng hơn rất nhiều.

7. Theo dõi hàng tồn kho

Bạn cần phải nắm được chính xác số hàng tồn kho để đảm bảo quy trình xử lý đơn không bị ngắt quãng, sẽ thật tệ hại nếu hàng tồn hết trong khi nhân viên vẫn tiếp tục xác nhận đơn hàng và gửi tới hãng vận chuyển.

8. In nhiều đơn hàng một lúc

In nhiều đơn hàng cùng một lúc giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên khi đóng gói hàng hóa.

9. Sử dụng biên bản bàn giao vận đơn

Sử dụng biên bản bàn giao để giao hàng cho hãng vận chuyển nhanh hơn: Đánh số thứ tự đơn hàng, đếm tổng số đơn hàng, bàn giao, không cần so mã từng vận đơn.

10. Thời gian quy định lấy hàng hóa tại nơi gửi

Mỗi hãng vận chuyển lại có một khung giờ quy định thời gian bắn đơn - thời gian lấy hàng khác nhau. Do đó bạn cần nắm được chính xác quy định của từng hãng vận chuyển để có kế hoạch xuất hàng, sắp xếp đơn hàng hợp lý. 

11. Nắm được ưu điểm, nhược điểm của các hãng vận chuyển

Mỗi một hãng vận chuyển có những ưu- nhược điểm khác nhau, điều này ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, cước phí vận chuyển của từng hãng. Do đó, bạn cần nắm được để có sự lựa chọn phù hợp nhất. Hoặc bạn có thể sử dụng cổng dịch vụ vận chuyển thu tiền hộ Nhanh.vn, tự động tính phí vận chuyển của tất cả các hãng giúp bạn dễ dàng so sánh vừa lựa chọn hãng có chi phí và thời gian vận  tối ưu nhất cho đơn hàng.

12. Quy định về quy cách đóng khói, khối lượng hàng hóa.

Nhân viên kho của bạn cần nắm được quy cách đóng gói hàng hóa, đo chính xác khối lượng của hàng hóa để tránh mất thời gian đóng gói lại, hoặc phải chịu thêm "phí vượt cân".

13. Nắm bắt được lịch trình đơn hàng

Quản lý chi tiết lịch trình đơn hàng đang chuyển, nắm bắt được đơn nào vượt cân, đơn nào giao thất bại, đơn nào đang chuyển hoàn, sẽ giúp bạn chủ động được việc xử lý các đơn hàng đang chuyển, từ đó hạn chế tỉ lệ chuyển hoàn, tăng tỉ lệ thành công cho đơn hàng, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

14. Có đội ngũ chuyên viên xử lý khiếu nại và chuyển hoàn

- Nhân viên cần phải nắm được lịch trình xử lý khiếu nại để giải quyết khiếu nại cho khách hàng một cách nhanh chóng sẽ làm giảm tỷ lệ chuyển hoàn.
- Kiểm soát được hàng hoàn cũng giúp doanh nghiệp có những biện pháp kịp thời để giải quyết, tránh bội chi ngân sách.

15. Nắm rõ lịch đối soát thanh toán thanh toán COD

Việc đối soát thanh toán COD rất quan trọng vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay vốn và tài chính của doanh nghiệp. Mỗi hãng vận chuyển cũng có một lịch đối soát COD khác nhau do đó bạn cần nắm được rõ lịch đối soát của các hãng vận chuyển để tránh bị ảnh hưởng tới vòng quay vốn và lợi nhuận kinh doanh.

Nhanh.vn hi vọng 15 điều lưu ý trên đây sẽ giúp bạn xử lý đơn hàng online  nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn!

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 4, Số 70 Lữ Gia Plaza, Phường 15, Quận 11, Hồ Chí Minh

Tài khoản ngân hàng: 0541000335756

Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank - Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến